管理制度—行政

行政管理制度

目    录

行政工作职责说明 1

第一章  总则 1

第二章  行政职责边界说明 1

供应商管理办法 3

第一章  总则 3

第二章  供应商选择标准 3

合同管理办法 5

第一章  总则 5

第二章  合同签署 5

第三章  合同存档管理 6

固定资产管理办法 7

第一章  总则 7

第二章  固定资产采购 7

第三章  固定资产管理 8

第四章  固定资产盘点 8

公用物品管理办法 10

第一章  总则 10

第二章  公用物品管理规则 10

办公室行为规范 11

第一章  前言 11

第二章  办公环境个人行为规范 11

第三章  公用设施/设备个人行为规范 11

第四章  处理办法 12

附件一：合同审核单 13

附件二：合同登记表 14

附件三：合同借阅登记表 15

附件四：固定资产申请单 16

附件五：固定资产/易耗品领用登记表 17

附件六：固定资产/易耗品处理申请单 18

行政工作职责说明

第一章  总则

第一条  总则

    为提高行政专业化管理能力、工作效率，以及促进基金内部运作的合理、规范及协调有效性，特制定此说明，以明确行政的工作职责。本制度适用北京蓝蝶公益基金会。

第二章  行政职责边界说明

第二条  行政具体职能：

(一) 制度建设：各项行政管理制度的制定与修订；

(二) 日常办公环境管理：公共区域环境的管理与维护；

(三) 公用物品的管理：公用办公设备、办公用品的管理及维护，具体包括：物品的采购、验收、入库、保管、维护及报修等；

(四) 固定资产的管理：各项固定资产的采购、验收、入库、保管、维护、报修等；

(五) 文书、档案的管理：各类合同、法定事务及法定会议相关资料（包含视频、录音、图片资料）的收集整理；项目建议书、项目报告（阶段性、中期、终期）、项目评估/监测报告、财务审计报告等文件的审核及归档；制度性文件的收集归档及统一电子化管理；

(六) 供应商管理：对有偿提供产品或服务的供应商的管理（详见供应商管理办法）；

(七) 理事会或常务理事会：

会议议程的设计、制定；会议资料的协调、统筹、制作；会议通知的拟定与发送；会议纪要的整理、归档；会议现场各项工作的协调与统筹，以及其它与理事会相关的工作；

(八) 法定事务：

1. 基金年度检查工作；

2. 与理事会、监事会日常的沟通和协调工作；

3. 与业务主管单位相关工作的沟通联络及关系维护；

4. 与法律地位相关的对内对外工作。

(九) 内部会议：

1) 秘书处办公会议：对秘书处办公会议的组织协调工作。具体包括：会议通知、会议纪要、会议场地/设备等会前准备工作、现场会务等；

2) 其它会议（或活动）视具体情况另行临时商议；

3) 其它秘书长交付的日常运营相关的行政事务会议。

供应商管理办法

第一章  总则

第一条  总则

    为规范与供应商的合作，降低与供应商合作的风险，以合理的价格购买更优质的产品或服务，特制定本管理办法。

第二条  供应商定义（本管理办法适用范围）

供应商日常管理、各项业务所涉及的所有有偿产品及服务，对于无偿提供服务和产品的供应商不在此管理办法中。

第二章  供应商选择标准

第三条供应商选择要求

(一) 公司具有相关资质，并有良好的业绩；

(二) 能开具合法的发票。

第四条供应商选择原则

(一) 以合理的价格寻求更优质的产品或服务；

(二) 依据合约事项的发生地，就近选择；

(三) 特殊业务除外，一般会选择三家或三家以上稳定的供应商，以保证稳定的供应和技术的创新。

第五条供应商选择步骤

(一) 提出产品、服务相关需求细则，面向市场征询三家或三家以上可选供应商及其所提供产品或服务细项、对应报价，并形成初选方案；

(二) 复核初选方案，并面向市场对所供产品、服务细项及报价进行征询、比较，在两至三个工作日提出复核意见；

(三) 根据复核意见，在协商一致的情况下调整拟供应商或报价，设计相关合同；

(四) 依据合同审核、签署流程完成合同签署；

(五) 统一对供应商资源进行搜集和管理，建立供应商资源库，每半年更新，以备后续及时、有效地使用。

合同管理办法

第一章  总则

第一条总则

为规范合同签署流程、相关权限，明确合同保管的具体职责，特制定本管理办法。

第二条合同定义（本管理办法适用范围）

与平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第二章  合同签署

第三条  合同类型

（一）供应商类型的合同

（二）劳务类型的合同

（三）其它类型的合同

（四）原则上金额在2000 元（含）以下的各类对外合作，可以不签署相关合同，依据发票结算。

第四条  合同签署流程

（一）各类合同由有关人员进行复核，财务部进行法务、财务审核，最终由秘书长审批签署、盖章；

（二）所有合同签署时，需使用《合同审核单》（见附件一）, 并依据相关流程进行签署及审批。

第三章  合同存档管理

第五条 合同存档

各类合同原件存档保管，同时填写《合同登记表》（见附件二）；最终签署的合同原件扫描成 pdf 文件进行电子文件归档。纸质合同用于实物保管，电子版合同用于日常借阅。

第六条  合同归档

(一) 合同由行政人员负责统一编号、整理、保管；

(二) 合同编号方法：北京北京蓝蝶公会基金会＋部门＋年份＋序号，每年年初的档案号从01开始编起，如LHCAD2013001，如果采用当事人的合同文本，也需在合同审核单中注明我方合同编号；

(三) 编号后的合同由行政人员按部门分别进行纸质及电子版的整理、保管，并编制年度登记表；

(四) 合同执行过程中发生的变更，依据上述合同签署流程完成签署，并作为原合同附件按照以上要求，进行相关的存档及保管。

第七条  合同借阅

(一) 员工因工作需要可借阅本基金各项合同电子版；

(二) 因特殊情况借阅合同原件时，需与合同管理人员办理书面借阅手续；

(三) 因基金审计、年检等法定事务需要借阅合同原件时，由该项事务所属部门负责人作为经手人办理书面借阅手续；

(四) 非基金人员借阅合同原件，需经秘书长签署同意，方可借阅。

固定资产管理办法

第一章  总则

第一条  总则

    为加强固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确保基金财产不受损失，对基金名下的所有固定资产进行管理，特制定本管理办法。

第二条本管理办法适用范围：

固定资产指使用期限超过一年，且单位价值在 2000元以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具、各种器材等。

第二章  固定资产采购

第三条 采购流程：

(一) 购买固定资产及易耗品需同年度工作计划及预算一起于前一年年末提交申请，详见《固定资产申请单》（见附件四），经审核、理事会或常务理事会批准后下一年度实施购买。特殊情况当年需紧急购置的固定资产单独申报；

(二) 经理事会或常务理事会批准的固定资产及易耗品申购计划，统一备案，对所购资产验收、入库、保管；

(三) 财务部依据以上流程办理相关结算事宜。

第三章  固定资产管理

第四条领用及保管

(一) 行政人员负责所有固定资产、易耗品的监管，并根据实际情况申请维修、报废、索赔；

(二) 固定资产及易耗品的领用、归还都需由领用人向相关监管工作人员办理书面手续，详见《固定资产、易耗品领用登记表》（见附件五）；

(三) 领用人对相关资产在使用过程中发生的丢失、损坏，承担相应责任。

第五条  维修、报废、赔偿

(一) 固定资产及易耗品的维修、报废需由监管人提出书面申请，详见《固定资产/易耗品处理申请表》（见附件六）；

(二) 固定资产及易耗品在使用过程中发生的维修费用，依据所用物品的新旧程度，经技术鉴定及相应协商，由使用人按一定比例承担，最高为 100%；固定资产或易耗品在使用过程中遗失，由使用人按物品现值的 2/3 赔偿。

第四章  固定资产盘点

第六条  固定资产及易耗品每年初统一组织盘点，财务人员及行政人员协助完成,确定本年度固定资产盘点方案、形式及时间表等；财务部负责每年固定资产的账面清查，并出具相关账目清单；行政人员依据财务部出具的帐目清单及入库单进行账物核实，并出具盘点报告及相关处理意见；财务部根据行政提交的盘点报告及经秘书长审批的处理意见，做相关的帐务调整，最终由行政人员出具年度盘点报告。

公用物品管理办法

第一章  总则

第一条总则

    为规范公用物品申请、采购、领用、保管，提高公用物品的使用效率，更好的降低管理成本，特制定本管理办法。

第二章  公用物品管理规则

第二条  公用物品类型定义

（一）日常的公用物品：指日常办公用品（如纸、笔等）、消耗品（如茶叶、咖啡等）；

（二）专用的公用物品：专门制作的物品（如奖牌、纪念品、礼品、证书等）。

第三条  公用物品分工管理

（一） 统一使用的公用物品：由行政人员负责统一采购、发放、保管、回收；

（二）专用的公用物品：根据《供应商管理办法》自行采购、保管。采购数量依据业务或活动所需实际数量适当节余。

第四条  公用物品登记入账

基金日常公用物品的采购由行政人员统一验收、入库，建立台帐，并进行不定期盘点。

办公室行为规范

第一章  前言

第一条  前言

    我们生活在一个小的集体里，一天中三分之一的生命在办公室里度过，办公室的环境某种程度上会影响我们的心情，进而影响我们的健康和生命的品质。所以请大家一起从我做起，管理好我们共同环境。

第二章  办公环境个人行为规范

第二条行政负责协调：

(一) 不定期整理公共区域的物品；

(二) 收集可循环物品；

(三) 处理突发性事件。

第三条  员工需要做到的：

(一) 保持个人办公桌面、座椅周围地面干净、整洁；

(二) 个人物品请放置个人办公区域，不在公共区域摆放；

(三) 在公共区域使用任何物品，请物归原处；

(四) 办公区、会议区为了自己及别人的健康请不要吸烟；

(五) 将个人使用过的单面纸放置打印区指定栏内；

(六) 办公网络使用期间，不浏览、不下载与工作无关的任何视频、图片等。

第三章  公用设施/设备个人行为规范

第四条  公用设施/设备的使用与维护

(一) 个人加班，请视需要关闭其它区域的照明灯；

(二) 最后离开办公区的同事请务必关闭打印机、照明灯、空调等电器，并将门锁好；

(三) 倡导无纸化办公，尽量减少打印的数量；

(四) 使用完会议室后，请恢复会议室原来状态：清洁桌面、地面，桌椅摆放整齐，归还所借用办公设备。

第四章  处理办法

第五条  处理办法

(一) 对于办公环境、公用设施和设备的使用情况，行政人员将进行日常关注，并不定期地向秘书长通报；

(二) 对于通报后，并未得到显着改善，或个别严重违反管理办法的行为，行政将向秘书长提出处理建议。

本制度经2015年12月26日北京蓝蝶公益基金会第一届理事会第一次会议审议通过，并遵照执行。

附件一：合同审核单

备注：1.各项审核由相关职责人员签署意见；

2.合同编号由合同管理人员最终统一填写；

3.针对供应商选择，在业务部门经办人与行政人员意见不一致的情况下，合同是否签署由部门经理或主管总监协调处理。

附件二：合同登记表

年度：

附件三：合同借阅登记表

年度：

附件四：固定资产申请单

申请日期

  附件五：固定资产/易耗品领用登记表

附件六：固定资产/易耗品处理申请单

                                                   申请日期